যে software আপনার নিজের,
ভাড়া করা নয়।

১. পুরোটার মালিক আপনি

zakERP বসানো হয় আপনার নিজের অফিসের একটা মেশিনে। Application চলে Apache Tomcat-এ, data থাকে আপনার নিজের SQL Server-এ, আর backup হলো কয়েকটা ফাইল, যা একটা disk-এ copy করে ড্রয়ারে রেখে দেওয়া যায়। আপনার প্রতিষ্ঠানের বাইরের কেউ সেগুলো পড়তে পারে না, ধীর করে দিতে পারে না, দাম বাড়াতে পারে না, বন্ধও করে দিতে পারে না।

শুনতে কারিগরি খুঁটিনাটি মনে হয়। আসলে এটা ক্ষমতার প্রশ্ন। আপনার ERP অন্য কারও server-এ থাকলে তিনটা জিনিস আর আপনার থাকে না: সময় (কখন system update হবে আর কখন বন্ধ থাকবে, তারা ঠিক করে), দাম (নবায়ন এমন এক দরকষাকষি, যেখানে আপনি শুরু থেকেই পিছিয়ে), আর বেরিয়ে আসা (ছাড়তে চাইলে নিজের ইতিহাস তাদের বানানো ফরম্যাট থেকে বের করে আনতে হয়)।

ভেতরে দেখার অধিকারও আপনার থাকে। Screen, report, dashboard আর approval-এর পথ আপনার installation-এ সাধারণ লেখার ফাইল। আজ বা পাঁচ বছর পরে যে দক্ষ মানুষকেই নিয়োগ দিন, তিনি সেগুলো খুলে পড়তে পারবেন system ঠিক কী করে। আপনার নিজের ব্যবসার নিয়মের কোনো অংশ আপনার কাছ থেকে লুকানো থাকে না।

২. বদলায় আপনার গতিতে

আমাদের বেশিরভাগ ব্যবহারকারী এই কারণেই থেকে যান, তাই উচ্ছ্বাস নয়, নির্দিষ্ট করে বলা ভালো।

সাধারণ ERP-এ "ওই report-এ একটা কলাম যোগ করুন" অনুরোধটা লম্বা পথ পাড়ি দেয়: আপনি অনুরোধ করেন, একজন consultant খরচ আন্দাজ করেন, কেউ খরচ অনুমোদন করেন, একজন developer code লেখেন, বদলটা পরীক্ষা হয়, তারপর একসময় release-এর দিন আসে। সপ্তাহ পেরিয়ে যায়। অনুরোধটা কঠিন ছিল না; কঠিন ছিল তার চারপাশের প্রক্রিয়া।

zakERP-এ একটা report হলো একটা ছোট লেখার ফাইল। এই যে একটা সম্পূর্ণ, চালু report, অংশবিশেষ নয়, পুরোটাই:

// A complete report. This is the whole file.
search lateArrivals
    table   zAttendance
    select  "zactive = '1'"
    order   xdate desc
    rows    31
    search
    paginate
    export

    columns xstaff, xdate, xintime, xouttime, xstatus
    headers "Staff","Date","In","Out","Status"

    daterange xdate
        caption "Period"
        default month
    end daterange

    filter xstatus
        caption "Status"
        pick "Late,Late & Early Leave"
    end filter
end search

ফাইলটা save করুন, browser refresh করুন, report তৈরি: menu-তে আছে, সময়ের ঘর নিজে থেকেই এই মাস ধরে আছে, status দিয়ে ছাঁকার ব্যবস্থা, কলাম ধরে সাজানো, পাতায় পাতায় ভাগ, আর CSV, Excel ও PDF-এ export। আরেকটা লাইন যোগ করলে শুধু নির্দিষ্ট role দেখতে পারবে, বা একটা email বোতাম আসবে। Compile নেই। Restart নেই। এর মধ্যে কাউকে sign out হতে হয় না।

একই ধারণা নয় ধরনের জিনিসে চলে: screen, saved search, chart, dashboard, approval workflow, calendar, dialog, home পাতা আর ID card। আর এগুলো হাতে লিখতেও হয় না: ভেতরেই আছে Customisation Studio, point-and-click-এ ফাইলগুলো লিখে দেয়, আর একগুচ্ছ বদল একটা bundle হিসেবে বের করে দেয়, যা পরীক্ষার server থেকে আসল server-এ নেওয়া যায়।

৩. আপনি আসলে কীভাবে কাজ করেন, সেটা জানে

zakERP এই বাজারের জন্য অনুবাদ করা হয়নি; এই বাজারেই বানানো হয়েছে। অন্য জায়গায় যেগুলো দামি customisation, এখানে সেগুলো system-এর স্বাভাবিক কাজ:

• আপনার এখনকার attendance device-ই চলতে থাকবে। zakERP device-এর নিজস্ব database সরাসরি পড়ে, তাই কাউকে ফাইল বের করে দিতে হয় না, punch নিজে থেকেই আসে। ফোন থেকে মোবাইল punch, মুখ মিলিয়ে দেখা আর geofence সহ, একই সময়রেখায় জমা হয়, আর মাঠকর্মীদের একজন একজন করে remote punch-এর অনুমতি দেওয়া যায়। (Attendance-এর সব ফিচার।)
• দেরি, আগে বের হওয়া আর overtime মাপা হয় কর্মীর নিজের shift ধরে, পুরো কোম্পানির একটা সংখ্যা দিয়ে নয়, কারণ সাধারণ shift আর বারো ঘণ্টার shift একই কর্মদিবস নয়।
• ছুটি একটা নিয়মের বই, শুধু খাতা নয়। প্রাপ্য, জমা, পরের বছরে নেওয়া, নগদায়নের সীমা, আর ছুটির মাঝে সাপ্তাহিক ছুটি পড়লে সেটা ছুটি হিসেবে গোনা হবে কি না, সব setting দিয়ে ঠিক হয়। তাই balance নিয়ে তর্ক হয় না, হিসাব হয়।
• দৈনিক ভাতা আর ভর্তুকির খাবার মূল অংশ। হার তারিখ ধরে কার্যকর হয়, তাই এ মাসের হার বদলালে গত বছরের ইতিহাস চুপচাপ বদলে যায় না।
• Approval-এর ধাপ হলো data। আগে supervisor, তারপর GM, তারপর MD: এটা একটা টেবিলের একটা সারি, code-এর লাইন নয়। তাই কে কী সই করবেন বদলানো admin-এর এক বিকেলের কাজ, development-এর অনুরোধ নয়।

৪. এক database, পাঁচটা আলাদা tool নয় যারা একে অপরকে email পাঠায়

বেশিরভাগ প্রতিষ্ঠানের আসল সমস্যা ERP নয়; সমস্যা হলো হিসাব মেলানো। Attendance এক জায়গায়, ছুটি আরেক জায়গায়, বেতন তৃতীয় জায়গায়, আর হিসাবের খাতা আবার অন্য কোথাও। প্রতি মাসে কেউ কয়েক দিন ধরে চারটা মেলান, আর মিলে যাওয়ার মুহূর্ত থেকেই আবার সরে যেতে শুরু করে।

zakERP-এ একজন কর্মী থাকেন একবারই। যে punch তাঁকে উপস্থিত দেখায়, যে ছুটির দিন তাঁকে অনুপস্থিত দেখায়, উপস্থিতির জন্য যে ভাতা পান, আর যে payroll লাইন তাঁকে বেতন দেয়, সবাই একই record-এর দিকে তাকিয়ে। এক system থেকে আরেক system-এ কিছু copy হয় না, তাই অমিল হওয়ার সুযোগও নেই।

টাকার দিকেও একই শৃঙ্খলা: প্রতিটা আর্থিক posting একটাই নিয়ন্ত্রিত পথ দিয়ে খাতায় ঢোকে, আর stock-এর প্রতিটা চলাচল লেখা হয় একটা খাতায়, সঙ্গে একটা মেলানোর view যা প্রমাণ করে stock-এর মূল্য হিসাবের খাতার সঙ্গে মেলে। System এমনভাবে বানানো যে "report এক কথা বলে, খাতা আরেক কথা" অবস্থায় সে পৌঁছাতেই পারে না।

৫. আসল খরচ কেমন

ওয়েবসাইটে বানানো দাম আমরা বসাব না। কিন্তু খরচের গড়ন যেকোনো আলোচনার আগেই আপনার বোঝা উচিত, কারণ নিজের server-এর software আর মাসিক ভাড়ার software সবচেয়ে বেশি আলাদা হয় এখানেই।

সৎ সারাংশ: ভাড়ার software-এর প্রথম কিস্তি কম, কিন্তু মোট খরচের কোনো সীমা নেই; নিজের server-এর software-এর প্রথম কিস্তি বেশি, কিন্তু মোট খরচ আগে থেকে জানা যায়। আপনার লোকসংখ্যা বাড়তে থাকলে দ্বিতীয়টা সাধারণত সদয়, আর কমলে যারা নেই তাদের জন্য টাকা দিতে হয় না।

৬. মানুষ যা নিয়ে চিন্তা করেন

"রাত ৯টায় কিছু গোলমাল হলে?"

System আপনার, তাই সারিয়ে তোলাও আপনার হাতে: গত রাতের database backup ফিরিয়ে আনুন, application আবার চলবে। কোনো সারিতে দাঁড়ানো নেই, ticket-এর অগ্রাধিকার নেই। এটাই মালিকানার দায়িত্বের দিক: আপনার প্রতিষ্ঠানের কাউকে নিশ্চিত করতে হবে যে backup সত্যিই চলছে। Installation-এর সময় আমরা সেটা সাজিয়ে দিই।

"বড় global suite-গুলোর মতো কি এতে সব ফিচার আছে?"

না, এবং কখনো থাকবেও না। সেগুলো কয়েক ডজন দেশের শত শত শিল্পের জন্য বিশ বছরের ফিচার বয়ে বেড়ায়। zakERP বয়ে বেড়ায় একটা প্রতিষ্ঠান আসলে যা ব্যবহার করে, সঙ্গে যা দরকার হবে তা যোগ করার ক্ষমতা। ইচ্ছা করেই আলাদা বাজি।

"আমরা আপনাদের ছাড়িয়ে গেলে, বা আপনারা হারিয়ে গেলে?"

ছোট vendor-কে এটাই সবচেয়ে ন্যায্য প্রশ্ন, আর উত্তরটা আশ্বাসের কথায় নয়, গঠনে: database সাধারণ SQL Server, আপনার customisation আপনার নিজের disk-এ পড়া যায় এমন লেখার ফাইল, আর পুরোটা চলে প্রচলিত খোলা প্রযুক্তিতে। কখনো আমাদের ছাড়া চালাতে হলে অন্য একটা দল দায়িত্ব নিতে পারবে, কারণ কিছুই লুকানো নেই, কিছুই তালাবন্ধ নেই।

"ভুল মানুষ যেন বেতন দেখতে না পায়, কীভাবে?"

অনুমতি role ধরে, আর সেটা জারি হয় যেখানে জরুরি সেখানে: শুধু menu লুকিয়ে নয়, প্রতিটা screen, report, chart আর calendar-এর ঠিকানাতেই। তাই একটা copy করা লিংক পেছনের দরজা হয়ে যায় না। একটা login একসাথে অল্প কয়েকটা ডিভাইসেই খোলা থাকতে পারে (একটা desk আর একটা ফোন, পুরো দল ভাগ করে নয়), আর ERP-এর screen-এ করা বদল প্রতিটা record-এর ইতিহাসে লেখা থাকে: কে, কখন, আর আগে মান কী ছিল।

"আমাদের data এলোমেলো। এতে কি project ভেঙে পড়বে?"

এলোমেলো data project ভাঙে না; data পরিষ্কার বলে ভান করা ভাঙে। কর্মীর তথ্য, ছুটির ইতিহাস, supplier আর opening balance চালুর আগেই তোলা আর মেলানো হয়, আর তোলার ব্যবস্থাগুলো product-এরই অংশ, একবারের অনুগ্রহ নয়। এখানে সত্যিকারের সময় দিতে হবে; ERP শান্তভাবে চালু হবে কি না, তার সবচেয়ে ভালো লক্ষণ এটাই।

৭. কাদের জন্য নয়

যে vendor বলেন তাঁর product সবার জন্য মানানসই, তিনি আসলে নিজের সম্পর্কে কিছু বলছেন।

আপনি ডান দিকের কলামে থাকলে ছয় মাস implementation-এর পরে নয়, এখনই বলে দেওয়া আমাদের পছন্দ। বাঁ দিকের কলামে থাকলে পরের কাজের ধাপ হলো আপনার নিজের data-র একটা নমুনায় system চলতে দেখা।